Quais documentos são obrigatórios na contratação de fornecedores e prestadores?

Na contratação de fornecedores, é essencial exigir documentos como CNDs, certidões trabalhistas, comprovantes de capacitação e exames médicos. Manter essa documentação atualizada evita riscos jurídicos, fiscais e operacionais. A plataforma da Rainbowtec automatiza o controle, envia alertas de vencimento e bloqueia acessos irregulares, garantindo segurança e conformidade.

A contratação de fornecedores envolve muito mais do que alinhar prazos, custos e escopo de serviços. 

Para garantir segurança jurídica e evitar riscos fiscais e trabalhistas, é essencial que a empresa tenha controle rigoroso da documentação exigida por lei, especialmente quando se trata de terceiros que atuam dentro das dependências da organização.

Neste conteúdo, você vai entender quais documentos são obrigatórios na contratação de fornecedores e prestadores, por que manter esses registros atualizados é tão importante e como a automação pode facilitar a gestão documental. Boa leitura!

Quais são os documentos obrigatórios em contratações de terceiros?

Toda empresa que contrata fornecedores ou prestadores precisa se resguardar legalmente, verificando se os parceiros estão em conformidade com suas obrigações fiscais, trabalhistas e contratuais. 

Esses documentos são importantes tanto para proteger a empresa de sanções quanto para garantir a integridade do serviço prestado.

A seguir, listamos os principais documentos exigidos. Confira!

CNDs — Certidões Negativas de Débitos

As certidões negativas comprovam que o fornecedor não possui pendências com o governo e são fundamentais para garantir que a empresa contratada está regular. Entre as mais comuns temos:

• CND do INSS (Previdência Social);
• Certidão de Regularidade do FGTS (CRF/FGTS);
• Certidão Conjunta da Receita Federal e PGFN;
• Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT).

Esses documentos demonstram que o fornecedor está cumprindo com suas obrigações legais e protegem a contratante de eventuais responsabilidades solidárias.

Contrato Social ou Requerimento de Empresário

Esses documentos comprovam a constituição legal da empresa e permitem verificar informações como natureza jurídica, quadro societário e atividades econômicas.

Comprovante de Inscrição e de Situação Cadastral (CNPJ)

Emitido pela Receita Federal, esse documento permite verificar a existência e a regularidade da empresa perante o órgão fiscalizador.

Documentação de saúde e segurança do trabalho

Principalmente quando o fornecedor atua presencialmente, é obrigatório apresentar documentos como:

• ASO (Atestado de Saúde Ocupacional);
• Comprovantes de Equipamentos de Proteção Individual (EPIs);
• Certificados de treinamentos obrigatórios (NR-6, NR-10, NR-12, NR-35, etc.)

Esses documentos garantem que o prestador está apto a exercer a função e que a empresa contratante não será responsabilizada por falhas na capacitação ou na segurança.

Comprovantes de capacitação técnica

Dependendo da atividade contratada, é necessário exigir certificações técnicas, registros profissionais (CREA, CRM, etc.) ou outros documentos que comprovem a qualificação do prestador.

Procurações e autorizações legais 

Nos casos em que quem representa o fornecedor não é o sócio formal da empresa, é preciso apresentar a documentação que autorize esse representante a firmar compromissos legais.

Esses são apenas alguns exemplos. O ideal é que cada empresa crie um checklist de documentos obrigatórios conforme o tipo de serviço, os riscos envolvidos e os requisitos legais aplicáveis.

Quais são os riscos de manter a documentação desatualizada?

Mesmo empresas que exigem os documentos corretos no momento da contratação muitas vezes pecam por não atualizá-los com frequência.

E isso representa riscos sérios. Confira alguns dos principais! 

Responsabilidade solidária em ações trabalhistas

Se um prestador processar o fornecedor e este estiver irregular, a contratante pode ser condenada a pagar os encargos, mesmo não sendo a empregadora direta.

Multas e sanções fiscais

Órgãos como a Receita Federal, Ministério do Trabalho e Previdência Social podem aplicar multas administrativas à empresa que mantiver relações com fornecedores irregulares.

Perda de certificações e reprovação em auditorias

Empresas que buscam ou mantêm certificações ISO, SA8000, SASSMAQ ou similares podem ser penalizadas ou descredenciadas por falhas na gestão de terceiros.

Riscos operacionais e reputacionais

Contratar um fornecedor com capacitação vencida, CND irregular ou sem condições legais pode resultar em prejuízos operacionais, acidentes e danos à imagem da empresa.

Como organizar e validar os documentos exigidos?

Para evitar esses problemas, é essencial que a empresa tenha um processo padronizado de organização, validação e atualização dos documentos.

Veja algumas boas práticas!

Criação de checklists por tipo de fornecedor

Cada tipo de serviço deve ter uma lista personalizada de documentos obrigatórios, com prazos de validade e critérios de aceitação bem definidos.

Validação por área responsável

Os documentos devem ser validados por profissionais capacitados, como RH, Jurídico, Segurança do Trabalho ou Facilities, de acordo com o tipo de risco envolvido.

Controle de vencimento

É preciso ter um sistema de controle que indique quando cada documento expira e que envie alertas com antecedência para solicitar a renovação ao fornecedor.

Armazenamento seguro e rastreável

Todos os documentos devem ser armazenados de forma organizada, com registro de envio, aprovação e histórico de alterações, facilitando auditorias e consultas.

Fazer isso manualmente, com planilhas e e-mails, até funciona por um tempo. Mas à medida que a operação cresce, o risco de falhas se torna inevitável.

Como usar a automação como apoio na gestão documental?

A Rainbowtec oferece uma plataforma completa de gestão de terceiros que automatiza todas as etapas da gestão documental de fornecedores e prestadores.

Veja como a tecnologia facilita esse processo!

Upload direto pelo fornecedor

O próprio prestador acessa a plataforma e envia os documentos solicitados, conforme o checklist configurado pela contratante.

 Validação automática por inteligência artificial

A IA analisa os documentos enviados com base em critérios como validade, formato e integridade, aprovando ou rejeitando automaticamente.

Alertas de vencimento

O sistema emite notificações automáticas sempre que um documento estiver perto de vencer, evitando bloqueios de acesso por pendência não resolvida.

Integração com controle de acesso

Caso um prestador esteja com documentação irregular, o sistema pode bloquear sua entrada automaticamente, integrando-se aos dispositivos de catracas, torniquetes ou cancelas.

Dashboards e relatórios

A equipe tem acesso a painéis com indicadores de conformidade, documentos pendentes, fornecedores irregulares e relatórios completos para auditoria.

Com isso, o processo de contratação de fornecedores deixa de ser um gargalo e passa a ser um ponto de força na segurança, produtividade e conformidade da empresa.

Saber quais documentos são obrigatórios na contratação de fornecedores e prestadores é apenas o primeiro passo. O que faz a diferença é a capacidade de manter esses registros organizados, atualizados e rastreáveis e, nesse sentido, a automação é uma aliada indispensável.

Entre em contato com a Rainbowtec e descubra como nossa plataforma pode transformar a gestão de terceiros da sua empresa com mais controle, agilidade e segurança jurídica!